Maliyet Yönetimi ve Hakediş

İnşaat sektörü yüksek risk içerir. Büyük sermaye ve karışık tedarik zincirleri vardır. Bir proje teknik veya estetik açıdan mükemmel olsa bile, ticari anlamda başarısız olabilir. Ancak gerçek başarı; projenin kalite standartları içerisinde tamamlanmasıyla ortaya çıkar. Ayrıca proje; belirlenen sürede ve öngörülen bütçe dahilinde bitirilmelidir. İşte bu yüzden maliyet yönetimi ve hakediş süreçleri devreye girer.

Maliyet yönetimi; sadece harcamaları kaydetmek veya fatura ödemekten ibaret değildir. Projenin fikir aşamasından kesin kabulüne kadar devam eden bütünsel bir süreçtir. Maliyet yönetimi; tahmin, bütçe, kaynak planlama, izleme, kontrol ve raporlama süreçlerini kapsar. Maliyet yönetiminin kritik bir adımı olan hakediş; sahada gerçekleşen işin nakde çevrildiği ve ticari ilişkinin resmileştiği süreçtir. Yanlış yönetilen maliyet süreci; nakit akışında tıkanıklıklara ve hukuki anlaşmazlıklara neden olabilir. Etkin bir hakediş sistemi; projenin nakit akışını sürdürülebilir kılarak işleyişin durmasını önler. Projenin can suyu olan nakit akışının sürekliliği, etkin bir hakediş sistemi ile garanti altına alınır. Bu yazıda; inşaat projelerinde maliyet yönetimi, metraj, analiz, hakediş ve raporlama süreçleri detaylıca incelenecektir.

Yaklaşık ve Kesin Metraj Hesapları

Her inşaat projesinin başlangıç noktası miktardır. Maliyet yönetiminin başlangıç noktası yapılacak işin miktarını bilmektir. “Ölçemediğinizi yönetemezsiniz” ilkesi geçerlidir. İnşaat sektöründe “metraj” kavramıyla vücut bulur. Ancak metraj; projenin evrelerine göre farklı hassasiyet ve amaçlarla hesaplanır.

Tasarım ve ihale aşamalarında henüz net uygulama projeleri bulunmaz. Bu aşamada yaklaşık metraj hesaplama metodu, yatırım kararlarını yönlendirir, bütçe tahmini oluşturur ve verileri, ön projelerden veya benzer işlerdeki tecrübe oranlarından çıkarır. Ya da basit tahmin yöntemlerinden yaklaşık metrajı çıkarır. Bu hesaplamalar işverenin bütçesini belirlerken, yüklenicilerin de teklif vermesine zemin hazırlar. Hata payı olsa da önemlidir. Yaklaşık metraj projenin fizibilitesi için hayati bir pusuladır. Bu aşamada yapılan büyük hatalar risklidir. Projenin ilerleyen safhalarında bütçe sapmalarının yönetilemez hale gelmesine neden olabilir.

Kesin Metraj ve Uygulama: Proje sahada ilerledikçe veya tamamlandığında, hesaplama yöntemi değişir. Yaklaşık tahminler yerini kesin metraj hesaplarına bırakır. Kesin metraj; sahada imalatı tamamlanan işlerin, onaylı plan ve detaylar üzerinden tam ölçüyle hesaplanmasıdır. Kesin metraj aşamasında tahmin yoktur. Beton döküm tutanakları ve demir metraj cetvelleri dayanaktır. Mimari mahal listeleri ve ataşmanlar kesin metrajın temel dayanaklarıdır. Kesin metraj, hakedişlerin ve kesin hesabın temelini oluşturur. Yüklenicinin yaptığı iş karşılığında adil ödeme alabilmesi için doğru, kesin metraj gerekir. Metraj hesapları için tasarım prosedürleri yazılımları, yani Bilgisayar Destekli Tasarım programlarını kullanır. BIM (Yapı Bilgi Modellemesi) araçları, insan hatasını azaltarak hesaplama hızını artırır ve süreçte kritik rol oynar. Özellikle karışık şekilli yapılarda önemlidir. Üç boyutlu modelden (BIM) alınan metrajlar, geleneksel iki boyutlu hesaplamalara kıyasla çok daha güvenilir ve hassas sonuçlar verir.

Maliyet Yönetimi ve Hakediş

Maliyet Yönetimi ve Hakediş: Poz Bazlı Maliyet Analizi

İnşaat maliyetlerini yönetirken her zaman dikkatli olunmalıdır. Zira, sadece “toplam tutar”a bakmak son derece yanıltıcı ve yetersizdir. Gerçek maliyet kontrolü için; işin en küçük birimi olan “inşaat pozu” detayına mutlaka inilmelidir. Poz bazlı maliyet analizi; bir iş kaleminin birim fiyatını oluşturan tüm girdileri (malzeme, işçilik vb.) şeffaf bir şekilde bileşenlerine ayırma işlemidir.

Bir inşaat pozunun maliyeti, temelde dört ana bileşenden oluşur:

Poz bazlı analizde “Analiz Kartları” hazırlanır. Örneğin “1 m² Seramik Kaplama” pozu için; seramik, yapıştırıcı, derz dolgusu, su, elektrik ve işçilik saatleri gibi tüm girdiler listelenerek fiyatlandırılır. Analiz sadece ihale teklifi için değildir. Sistem, projenin yürütülmesi sırasında işlev görür ve “hedef maliyet” ile “gerçekleşen maliyet” karşılaştırmasını gerçekleştirir. Bir pozda zarar tespit ettiğinde, sistem, analiz kartlarını inceler ve sorunun kaynağını (malzeme israfı, düşük verimlilik vb.) belirler. Analiz kartları; malzeme israfı, düşük işçilik verimliliği ve yanlış fiyatlandırma gibi nedenleri ortaya koyar. Mikro yönetim yaklaşımı makro bütçeyi korur.

Maliyet Yönetimi ve Hakediş: Kazanılmış Değer Analizi

Geleneksel proje yönetiminde, harcanan bütçeye dayalı bir ilerleme mantığı hakimdir. Ancak bu mantık yanıltıcıdır. Harcanan para karşılığında ne kadar iş yapıldığını göstermez. Ancak sadece harcanan tutara odaklanan bu yaklaşım, projeyi yanıltır. Bu noktada, maliyet ve zamanı birleştiren en güçlü ölçüm yöntemi olan Kazanılmış Değer Analizi, yönetimi devralır.

Kazanılmış Değer Analizi, projenin durumunu üç temel veri üzerinden inceler:

Bu üç veri kullanılarak, projenin performansını ölçen kritik göstergeler elde edilir:

Kazanılmış değer analizi, proje yöneticileri için sadece mevcut durumu (EV) bildirmekle kalmaz; aynı zamanda nerede olmamız gerektiğini (PV) ve projeyi nerede bitireceğimizi (EAC) de gösterir. Ayrıca, mevcut performansın devamı halinde projenin hangi noktada tamamlanacağına dair projeksiyonlar sunar. Erken aşamalarda ortaya çıkan düşüklükler önemlidir. Performans düşüklükleri proje sonunda büyük zararları önlemek için fırsattır. Kaynak artırımı, yöntem değişikliği gibi düzeltici adımları zamanında almayı sağlar. EVM sistemi fiziksel ilerlemeyi parasal değere dönüştürür. Bu dönüşüm, maliyet yönetimi ve hakediş süreçlerinin spekülasyonlardan uzak, matematiksel bir kesinlikle ve şeffaf bir biçimde yönetilmesini sağlar. Maliyet yönetimini reaktif bir süreçten proaktif bir modele çevirir.

Hakediş, Birim Fiyat ve Bütçe Raporlaması

Proje yönetimi, temelde projenin teknik ilerlemesini finansal verilerle raporlar ve taraflar arasındaki hakediş ödemelerini onaylar. Bu bağlamda hakediş süreci, projenin finansal ilerlemesini belgeleyerek ödeme onayını sağlar. Ancak, hakediş hazırlama yöntemi, inşaat sözleşmesinin türüne göre değişkenlik gösterir. Yöntem değişse de temel kural; yapılan işin eksiksiz belgelenmesidir.

Birim Fiyatlı Sözleşmelerde; her iş kalemi ve birim fiyatlar sözleşme ekinde detaylı olarak yer alır. Sözleşme ekleri, poz birim fiyatını net olarak içerir. Birim Fiyatlı Sözleşmeler, toplam miktarı tahmini olarak sunar. Yüklenici, hakediş dönemlerinde (genellikle aylık) tamamlanan imalatların metrajlarını çıkararak raporlar. Proje yönetimi, hazırlanan metrajları “Yeşil Defter” adı verilen icmal tablolarına kaydeder. Sözleşme birim fiyatlarıyla çarpıp hakediş tutarını oluşturur. Proje yönetimi, sahaya getirilen malzemeleri ekler. Yönetim, henüz montajı yapılmamış malzemeler için ödenen “İhzarat” bedellerini de hakedişe dahil eder. Sistem, fiyat farkı kararnamelerine göre hesapları gerçekleştirir. Enflasyonist ortamlarda malzeme ve işçilik artışları için fiyat farkı hesapları da hakedişin önemli bir parçasıdır.

Bütçe Raporlaması ve Nakit Akışı sağlar. Hakedişler sadece yükleniciye para vermek için değildir. Aynı zamanda işverenin bütçe takibini izlemek için de kritik veriler sağlar. Profesyonel maliyet yönetimi, düzenli bütçe raporlamasını gerektirir. Bu raporlar şunları içermelidir:

Şeffaf raporlama süreci proje paydaşları arasında güven ortamı sağlar. Özellikle çok ortaklı projelerde önemlidir. Ya da kamu ihalelerinde hakediş raporları ve bütçe raporları denetleme için temel oluşturur.

Maliyet Yönetimi ve Hakediş: İnşaat Maliyet Yönetiminde Risk ve Değişiklik Yönetimi

Maliyet yönetiminin en zorlu aşaması, hiç şüphesiz proje kapsamındaki değişikliklerin (varyasyonların) kontrol edilmesidir. Zira, inşaat projelerinin başlangıç planına birebir sadık kalarak tamamlanması oldukça nadir görülen bir durumdur. Tasarım değişiklikleri, beklenmeyen jeolojik koşullar veya mevzuat güncellemeleri, süreci olumsuz etkiler. Kimi zaman mevzuat, yani kurallar değişir; kimi zaman da işveren yeni talepler getirir, böylece ek istekler ortaya çıkar. İşte, işverenin yeni talepleri veya mevzuat değişiklikleri sonucunda zorunlu olarak “Değişiklik Emirleri” (Change Orders) gündeme gelir.

Bu bağlamda, maliyet yönetim sistemi, değişiklikleri tolere eden esnekliği taşımalıdır. Öyle ki, bir değişiklik talebi oluştuğunda; sistem bu değişikliğin bütçe ve süreç üzerindeki etkilerini ivedilikle hesaplamalıdır. Ardından, sonuçlar anında onaya sunulmalıdır. Nihayetinde, yönetim sistemi onaylanan değişiklikleri zeyilname düzenleyerek sözleşme ve bütçeye ekler. Aksi takdirde, yani değişiklik yönetimi aksarsa, proje sonunda ciddi hak talebi (Claim) uyuşmazlıkları ortaya çıkar. Örneğin, yüklenicinin ek ödeme taleplerine karşılık işveren, bu işlerin sözleşme kapsamında olduğunu savunma yolunu seçer. Sonuç olarak, maliyet yönetimi sadece muhasebe değildir; aynı zamanda güçlü bir sözleşme yönetimi sürecidir.

Dijitalleşme: Maliyet Yönetiminde Yeni Çağ

Günümüzde süreçler hızla dijitalleşerek büyük bir değişime uğramaktadır. Özellikle maliyet yönetimi ve hakediş süreçleri, artık yalnızca kağıt-kalem veya basit hesap tablolarıyla sınırlı kalmamaktadır. Aksine, süreçler; Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemleri ve BIM entegrasyonu sayesinde ileri bir seviyeye taşınmıştır. Yani, bu entegrasyon maliyet yönetimi süreçlerini köklü bir şekilde değiştirmektedir; böylece maliyet yönetimi artık sadece sayılarla değil, bütünleşik bir sistemle yürütülmektedir. Benzer şekilde, hakediş süreçleri de yeni teknolojilerle daha hızlı ve hatasız bir şekilde ilerlemektedir.

Örneğin, 5D BIM tabanlı maliyet yönetimi, metraj verilerini doğrudan 3D modelden çeker. Bu sayede, tasarımda yapılan herhangi bir değişiklik (örn. duvar değişimi), metraj listesi ve bütçeyi otomatik olarak günceller; sonuç olarak metraj hataları neredeyse yok olur. Bununla birlikte, hakediş süreçlerinde Blockchain teknolojisinin kullanımı da ödemeleri daha şeffaf ve hızlı hale getirir. Ayrıca, Primavera, MS Project veya Procore gibi bulut tabanlı yazılımlar, sahadaki imalat verilerini anında merkeze iletir ve dolayısıyla hakedişlerin çabuk onaylanmasını sağlar. Özetle, dijitalleşme hem veriyi doğru tutar hem de maliyet mühendislerine analiz yapması için zaman kazandırır.

Maliyet Yönetimi ve Hakediş: Sonuç

Etkin maliyet yönetimi ve hakediş süreçleri, inşaat projesinin finansal sürdürülebilirliğini sağlar. Bu süreçler, projenin her aşamasında kritik bir rol oynamaktadır. Sistem; metrajların doğruluğunu, poz analizlerinin netliğini ve hakediş süreçlerinin düzenini denetler. Maliyet yönetimi ve denetim mekanizmaları, projenin finansal başarısını doğrudan etkiler. Sadece teknik açıdan başarılı bir yapı inşa etmek yeterli değildir; proje finansal hedeflerle de uyumlu olmalıdır. Karlılık hedeflerine uygun, nakit akışını bozmadan ve paydaşların haklarını koruyarak tamamlanmalı. Maliyet yönetimi ve hakediş süreçleri, projenin finansal rotasını belirleyerek denetim ve yönlendirme sağlar.

İnşaat sektörü; karlılıkların azaldığı ve rekabetin arttığı zorlu bir dönemden geçmektedir. Maliyet yönetimi, rekabetin yoğun olduğu inşaat sektöründe firmaların ayakta kalabilmesi için hayati önem taşır. Maliyetleri hassas ölçen, anlık kontrol eden ve riskleri önceden gören firmalar rekabette güçlü kalır. Maliyet yönetimi projeyi yavaşlatan bir fren değil, yol gösterici bir rehberdir. Maliyet yönetimi sistemlerine yapılan harcama, projenin geleceğine yapılan stratejik bir yatırımdır.

Youtube videolarımızı izlemek için buraya tıklayabilirsiniz.

Daha fazla bilgi almak ve bizimle iletişim kurmak için buraya tıklayabilirsiniz.